Métrica y técnica para el estudio y análisis de la carga de trabajo

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Métrica y técnica para el estudio y análisis de la carga de trabajo
JUAN CARLOS VEGA , Consultant, Colombia

El estudio de la carga de trabajo como arma de ventaja competitiva para alinear procesos y estructuras acordes a los niveles y volúmenes de operación, equilibrando el tiempo y numero de actividades de las personas con productividad y retribución económica sin mermar su calidad de vida.


ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO
El estudio de las Cargas de trabajo es un tema que toma fuerza en el nuevo milenio conforme el trabajo se vuelve cada vez más administrativo, y cuya medición es muy difícil desarrollar si no se cuenta con una técnica que permita obtener dicha medición. En este sentido, estudiar una carga de trabajo se vuelve un arma esencial para la ventaja competitiva de las organizaciones, cuyo objetivo es aprovechar mejor los recursos haciendo cada vez más rentables sus procesos mediante la optimización, alineación, correspondencia y vinculación de las actividades de un cargo a los procesos direccionales, nucleares y de apoyo de la compañía.
En Latinoamérica son pocas las empresas que manejan con éxito el tema, ya que la cultura y la idiosincrasia del empresario Latinoamericano es avanzar y tratar de llegar al resultado sin planificar y analizar a detalles los aspectos particulares que le pueden dar la ventaja competitiva. Es por ello que se centran en aspectos muy generales sin llegar a la raíz para mejorar su productividad, ocasionando que cualquier incremento en el volumen de operación, el recurso humano se colapse en su afán de contribuir en sus resultados.
Por lo general, las empresas que tienen desequilibrios en las cargas de trabajo cuentan con competencias desalineadas o nulas, ocasionando que los tiempos de ciclo y operación se alarguen mermando la productividad, los procesos y generando aumento en los costos de operación de cualquier empresa. Por otro lado, un desequilibrio en las cargas de trabajo ocasionan altos niveles de rotación y problemas relacionados con: insuficiencias de control interno, incumplimiento de objetivos y metas estratégicas, aumento en los pagos de horas extras, trabajo cotidiano represado, quejas y reclamos de proveedores, clientes y terceros relacionados y personal con varios periodos de vacaciones acumuladas. Asociado a estos hallazgos, el comportamiento y la conducta del personal cambian haciendo crecientes las manifestaciones de agresividad, desgaste, baja calidad, ausentismo, incapacidades y empobrecimiento del clima organizacional.
Una buena técnica para medir las cargas de trabajo debe estar basada en una buena métrica que permita analizar todos estos elementos y ayuden a obtener la eficiencia y eficacia de nuestros recursos sin caer en desequilibrios.
Así, está métrica debe permitir analizar como primera instancia el objetivo misional del cargo, contra todas las actividades que la persona realiza; evaluar aquellas actividades que no correspondan al objetivo misional y trasladarlas a aquellos funcionarios que estén más acorde.
También debe identificar aquellas actividades que generan valor agregado a nuestros procesos y procedimientos buscando eliminar todos los tiempos de espera que hacen que los tiempos de ciclo sean largos.
Debe ayudar a identificar el tipo de competencia que se requiere para desarrollar las actividades, de tal forma que esas habilidades se conviertan en una ventaja competitiva para la organización.
Tiene que ayudar a identificar aquellas actividades manuales y que consumen mayor tiempo, buscando sistematizarlas para mejorar la productividad y reducir la carga laboral.
Debe ayudar a realizar análisis que permitan eliminar todas aquellas actividades que no generan valor agregado por medio de condiciones establecidas como por ejemplo: “Si la actividad contribuye a los requerimientos de un cliente, es necesario para la empresa o es necesario para la salida a otro proceso” tiene valor agregado, de lo contrario no es necesaria y se puede eliminar.
Por último, debe contribuir con la productividad por medio de una clasificación de las actividades bajo el ciclo Deming (P,H,V,A,) ya que por lo regular cuando se hace este tipo de análisis en la mayoría de los casos y en especial en Latinoamerica, los resultados arrojan que los tiempos dedicados a la operación de los cargos Directivos y Gerenciales, están muy por arriba de lo optimo, dejando de lado la planeación que es el deber ser de cualquier Gerencia. Cuando hablamos de Gerenciar es pensar para generar estrategias de crecimiento y mejoramiento de nuestros recursos que ayuden al logro de las metas y el resultado de nuestro equipo de trabajo. Así en Latinoamerica existe una minoría de Gerentes y Directivos que como el cuento del leñador le dedica un tiempo de su trabajo a afilar el hacha para cortar en menos tiempo los troncos, mejorando notablemente la productividad.
Es indispensable que la métrica proporcione el tiempo total de trabajo que aplica el funcionario en el transcurso del día tomando en cuenta la frecuencia, el volumen y el tiempo que le dedica a cada actividad, de tal forma que puedan transformarse dichas variables en horas hombre requeridas y a su vez personas equivalentes para el desarrollo de las actividades de acuerdo a un volumen de operación. Esto permitirá identificar el número óptimo de personas para el desarrollo de las funciones, que en términos organizacionales no es otra cosa que el organigrama o estructura organizacional que en la mayoría de los casos está construida por percepción o sin ningún sustento analítico y matemático.
En conclusión es necesario introducir dentro de la Administración y Gestión organizacional el tema de estudio de las cargas de trabajo con la finalidad de alinear procesos y estructuras acordes a los niveles y volúmenes de operación de cada empresa, de tal forma que exista un equilibrio entre el tiempo y numero de actividades que un individuo debe tener para desarrollar sus funciones con un nivel optimo de productividad que beneficie a las organizaciones y que corresponda a una retribución económica, sin mermar la calidad de vida del empleado o funcionario.
Un ejemplo de métrica y la técnica para el estudio y análisis de la carga de trabajo la puedes encontrar en la siguiente dirección pro-integral.com.

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