Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren

Kenniscentrum

Wat zijn Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren? Beschrijving

Kritieke Succesfactoren (KSFen) en Key Prestatie Indicatoren (KPIs) zijn technieken die voor het eerst werden beschreven door D. Ronald Daniel en Jack F. Rockart. Zij kunnen worden gebruikt voor het bepalen en het meten van bedrijfsdoelstellingen.

KSF is een afkorting voor Kritieke Succesfactor. KPI is een afkorting voor Key Prestatieindicator. Beide woorden worden veel gebruikt bij het ontwerpen, meten en analyseren van relevante doelstellingen van een organisatie.

Een KSF is één of andere eigenschap van de interne of externe omgeving van een organisatie, welke een belangrijke invloed uitoefent op het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Een KPI is een kwantificeerbare meting welke een organisatie gebruikt om zijn prestatie vast te stellen wat betreft het behalen van zijn KSFen. Er kan meer dan 1 KPI per CSF zijn. Een KPI kan zowel financieel als niet-financieel zijn.

Er kunnen minstens 3 niveaus worden onderscheiden om de doelstellingen van welke organisatie dan ook uit te drukken:

1. Visie/Missie. Een uitdrukking van de basisreden waarom de organisatie werd opgericht en waarom deze blijft bestaan. Voorbeeld: Oxfam werd opgericht om armoede en de pijn in de wereld te verlichten. Vergelijk: Strategische Intentie, Aandeelhouderswaardeperspectief, Stakeholderperspectief (Stakeholderwaardeperspectief).
2. Strategische Doelstellingen. Geconfronteerd met de interne en externe omstandigheden waarin een organisatie in de volgende jaren moet opereren: wat zou de focus van de organisatie moeten zijn zodat het zijn Visie met succes kan nastreven. Dergelijke Doelstellingen worden geïdentificeerd door diverse technieken, beschikbaar in strategische analyse. Zie bijvoorbeeld: Sterkte-zwakteanalyse (SWOT-analyse), PEST Analyse, Kerncompetenties, Waardeketen.
   Voorbeeld: Een doel van Oxfam is een gegarandeerd levensonderhoud voor landbouwers te willen bieden om de armoede te verlichten.
3. Doelstellingen. Strategische Doelstellingen zijn van nature uitdrukkingen op een hoog niveau, grote ideeën. Deze Doelstellingen moeten worden opgesplitst naar iets meer concreets en specifieks, zodat tactische plannen kunnen worden bedacht (begrotingen), verantwoordelijkheden kunnen worden toegewezen, en metingen kunnen worden gedaan. Daarom worden de Strategische Doelstellingen geanalyseerd om vervolgens de factoren te bepalen die hun voltooiing beïnvloeden. Deze Factoren zijn KSFen.
   Voorbeeld: financiering, opleiding- en onderwijsprogramma's creëren een gegarandeerd levensonderhoud. Daarom zijn financiering, opleiding en onderwijs KSFen voor dit strategische doel.

In combinatie vormen de 3 niveaus de basis van een Businessplan. In de realiteit vallen zaken niet precies in deze 3 niveaus. Maar waar het om gaat is dat er een hiërarchie van doelstellingen is, vanaf hogere, vrij vage en ambitieuze, tot de onderste, zeer concrete en meetbare. Het concept KSF/KPI kan door de gehele management hiërarchie worden gehanteerd, en vormt de basis voor vaak geciteerde en semi-ware managementuitdrukkingen zoals:

• Je kunt niet managen wat je niet kunt meten.
• Verschijnselen die worden gemeten, worden uitgevoerd.
• Je  kunt niet verbeteren wat je niet kunt meten.

Oorsprong van Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Geschiedenis

Het concept "succesfactoren" werd oorspronkelijk ontwikkeld door D. Ronald Daniel van McKinsey and Company (1) in de jaren 60. Maar was het idee werd zeer verfijnd en gepopulariseerd door Jack F. Rockart van de Sloan Management School (2) aan het einde van de jaren 80.

Volgens Rockart, zijn er 4 basissoorten Kritieke Succesfactoren:

1. Industrie.
2. Strategie.
3. Omgeving.
4. Tijdelijk.

Uiteraard zijn deze 4 gebieden maar één manier om de strategische uitdagingen van een organisatie te adresseren. Oorspronkelijk werden KSFen bedacht om op het Business Strategie en Strategische Doelstellingen niveau te werken. Maar het idee van KSFen is zo nuttig gebleken, dat het gebruik ervan werd uitgebreid tot lagere niveaus van de organisatie. Bijvoorbeeld naar de afdelingen van een organisatie, zelfs naar secties en naar individuen! De term: "kritieke" verwees oorspronkelijk naar de kans op catastrofale mislukking van de organisatie indien de onderling verbonden doelstellingen niet zouden worden gerealiseerd.

Hoeveel Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren zouden er moeten zijn?

Zodra er duidelijkheid bestaat over de „Visie“, dan zouden 3-5 strategische doelstellingen genoeg moeten zijn om de organisatieinspanningen gedurende 3 to 5 jaar te richten. Zie nochtans de techniek van Balanced Scorecard-methode,

die 3-5 doelstellingen per focusgebied voorstelt. Elk Doel zou in een aantal Factoren moeten worden opgesplitst, misschien ook 3-5, die het Doel beïnvloeden. Dit zou theoretisch tussen de 9 en 25 Factoren opleveren die de organisatie zou moeten overwegen als KSF. Er moeten niet teveel factoren zijn (de focus gaat verloren, en de verantwoordelijkheid is moeilijk vast te stellen). Noch zouden er te weinig factoren moeten zijn (het kan moeilijk zijn om voldoende metingen te doen en effectieve acties te nemen om problemen te verhelpen).

Voor elke KSF moet er minstens één Meting (KPI) en een Doel voor de huidige of aanstaande begrotingsslag zijn. Volgens deze techniek, bestaat een Doelstelling (tactisch doel) uit een KSF plus een KPI plus een Doel.

Conflicten zijn onvermijdelijk tussen zoveel doelstellingen. Zo kan bijvoorbeeld een doelstelling om te snijden in de kosten in conflict zijn met een doelstelling van klantentevredenheid. Vandaar dat het belangrijk is om een evenwicht tussen de verschillende doelstellingen te creëren voor iedere combinatie van KSF en KPI. Zo is het businessplan voor de organisatie als geheel haalbaar. Dit principe wordt Satisficing genoemd (Herbert Simon) in tegenstelling tot Optimaliseren.

Er moet een beroep worden gedaan op IT om dit alles te bereiken, aangezien de gegevens die met de KPIs worden geassociëerd moeten worden vastgelegd en geconsolideerd. Vaak wordt de presentatie van deze informatie gedaan door Business Intelligence software

en gebruikt één of andere vorm van scorecard, dashboard, het systeem van het verkeerslicht of gelijkaardig. Het is essentieel om te besluiten wanneer, hoe vaak en hoe de prestatie zal worden gemeten. Eveneens is het essentieel om gezagsstructuren te creëren, en organisatorische verantwoordelijkheden toe te wijzen, die het mogelijk maken dat de Doelstellingen actief worden gemanaged.

Hoe weet een organisatie of de Factoren die geïdentificeerd zijn de juiste zijn?

Het eenvoudige antwoord is: Dat weet men niet! Maar een organisatie kan leren - het is belangrijk om KSFen en KPIs periodiek te herbezien om te bepalen of deze Factoren werkelijk de onderneming leiden en hem in de gewenste richting sturen. Doelstellingen zijn goede bedienden maar zeer slechte meesters. Hiervan zijn ontelbare voorbeelden:

• Een vervoersbedrijf nam geen passagiers op een bepaalde route meer mee omdat de bussen dan te laat zouden komen!
• Een hotel kon niet snel genoeg naamplaatjes voor nieuw personeel maken. Daarom gaf het naamplaatjes uit die al waren gemaakt. En dus had Susan voor een paar weken „Mary“ staan op haar uniform.

Het blind najagen van Doelstellingen is in het gunstigste geval zinloos en in het slechtste geval schadelijk en demoraliserend voor alle betrokkenen. Maar het leerproces waardoor de organisatie een echt nuttige reeks KSFen ontwikkelt is een essentiële eigenschap van een gezonde- en goed-geleide organisatie. Dit vereiste leerproces kan dan als deel van de filosofie van de Lerende Organisatie van Pete Senge en Balanced Scorecard-methode van Kaplan/Norton worden gezien.

Beide concepten zijn wat dat betreft dank verschuldigd aan het KSF/KPI idee.

Berekening van Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Formule

CSF + KPI + Doel = Doelstelling

Gebruik van Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Toepassingen

De techniek wordt breed toegepast om in detail te bepalen waar de inspanningen van de organisatie op gericht moeten zijn, zodat het zijn Visie en Strategische Doelstellingen bereikt.
 

Stappen in Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Proces

1. Stel de Visie op.
2. Bepaal Strategische Doelstellingen.
3. Analyseer elk Doel - welke Factoren (KSF) beïnvloeden het Doel.
4. Wijs minstens 1 Maatregel aan elke Factor (KPI) toe.
5. Wijs een Doel aan de huidige budgetteringslag toe.

Sterke punten van Kritieke Succesfactoren en Prestatie-indicatoren. Voordelen

Het idee van KSF/KPI is van invloed geweest op veel methodes die ontworpen werden om de tactische inspanningen van een Organisatie met zijn Strategie in overeenstemming te brengen. In het bijzonder is de Balanced Scorecard gebaseerd op dit idee.
 

Beperkingen van Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Nadelen

• Doelstellingen zijn goede bedienden maar slechte meesters. Bestaande KSFen en KPIs moeten vaak worden herzien.
• Er is een nadruk op meting. Dit kan snel resulteren in het vergeten van of het onderwaarderen van belangrijke "zachte" elementen, welke moeilijker zijn te meten. Vergelijk: Wetenschappelijk Management.
• Het is moeilijk om het juiste aantal en de juiste soorten KSFen te bepalen.
• De techniek vergt een aantal cycli en aanzienlijke organisatorische „pijn“ om alles voor elkaar te krijgen.

Boek: Harvard Business Review, Sept.-Oct., 1961 - Management Information Crisis

Boek: Christine V. Bullen - The Rise of Managerial Computing

Boek: Peter M. Senge - Fifth Discipline

Boek: David Kaplan & Robert Norton - The Balanced Scorecard

Forum Forumdiscussies over Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Hieronder kunt u een vraag stellen over dit onderwerp, uw ervaringen delen, een nieuwe ontwikkeling melden, of iets toelichten. Begin een nieuw onderwerp over Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren Deel hier uw kennis (of stel een vraag)   Objectives and Key Results (OKR) Introduced by Andy Grove to Intel and documented in his 1983 book "High Output Management," Objectives and Key Results (OKR) is a popular framework for defining objectives and tracking the implementat... 12   1 reacties What is the Current Role of KPIs in your Company? Schrage M. and Kiron D. conducted research on the use of KPIs. In their survey, key performance indicators are defined as 'the quantifiable measures an organization uses to determine how well it meets... 10   4 reacties Spider Web Visualization of Key Success Factors Is anybody aware of a software tool or program that allows you to easily visualize your KSF's in a spider web format? Thanks...... 7   1 reacties How to derive Key Performance Indicators (KPIs)? Corporate KPIs can be derived from the corporate strategy and implemented possibly with the help of the Balanced Scorecard. Individual KPIs can be derived from key result areas in jobholders job desc... 6   2 reacties Critical Success Factors (CSFs) versus Balanced Scorecard Can you explain what is difference between CSFs and Balanced Scorecard?... 5   2 reacties Top KPIS for Pharma Supply Chains Hi everyone, the supply chain has become a very hot issue nowadays and it is now considered a profit center for many organisation and no longer a cost center. My question is that, what are the top KPI... 4   1 reacties Applicability of KPIs and CSFs in Small Organizations Wish to know if KPIs, CSFs, KRAs are applicable to lean / very small organisations? How has this been implemented in small organizations?... 4   1 reacties Aims versus Goals versus Objectives in Strategic Management What is in management the difference between goals, aims and objectives? I am reading for MSc Management and Leadership in Healthcare.... 3   1 reacties Usages of Key Performance Indicators (KPIs) Are key performance indicators purely used as a tool, by management, to measure performance, or do they in fact influence the success or failure of a project, by steering behaviours and decision makin... 3   2 reacties Measurement of DIFOTOQ I am interested in definitions and practices of measuring a KPI - DIFOTOQ The acronym means: Delivered In Full On Time On Quality. Who can provide some information about this KPI? Thanks..... 2   1 reacties

Best Practices De best beoordeelde onderwerpen over Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Hier vindt u de meest waardevolle ideeën en praktische suggesties. Difference Between a KPI and a KRA? Can anyone tell me the difference between a Key Performance Indicator (KPI) and a Key Result Area (KRA)? There seems to be a confusion between the two. Any thoughts?... 8   2 reacties BSC Difference Between CSF and Goals Hello, my name is Dan and I am an MBA student. I am learning BSC and I cannot understand the difference between CSF and goals. Can anyone please clarify this difference possibly with a couple of ECO... 5   5 reacties

Expert Tips Geavanceerde inzichten over CSFs and KPIs (Engels). Hier vindt u professionele adviezen van deskundigen. Typical CSFs Categories A list from Best Practices Here is a list of typical CSFs categories derived from various academic management literature and shared best practices ... Best Practices to Better Target Setting Management by Objectives, SMART, Business Performance Management, Balanced Scorecard, KPIs, CSFs In most organizations it is very common to specify organizational targets with the aim of increasing performance. This s... Strategy Types and CSFs CSFs to Stand Out In their 2001 research Ghosh, B.C.Tan Wee Liang, Tan Teck Meng and Ben Chan analyzed the strategy dynamics and CSFs for ... Redefining Key Metrics Performance Management In their book “Market Busters – 40 Strategic Moves that Drive Exceptional Business Growth”, Rita Gunther McGrath and Ian... 8 CSFs key Questions Analyzing CSFs from the Customer Perspective In his 2008 book ‘Tool for Project Management: workshop and consulting.’ Nicolai Andler suggest that managers should ans... KPI Examples and Cases KPI Library You can find, discuss and compare practical key performance indicators at: kpilibrary.com....

Informatiebronnen Diverse informatiebronnen betreffende Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Hier vindt u powerpoints, video's, nieuws etc. om te gebruiken in uw eigen lezingen en workshops. Critical Success Factor Analysis Strategy, CSF Short presentation about Critical Succes Factors (CSF) Analysis by Daniel Austin, including the following: 1. Overview ... Goal Setting: Purpose, Models and Steps Goal Setting, FRAME Model, SMART Goals, Motivation, Commitment This presentation provides information about goal setting in organizations, and includes the following sections: 1. Wha... KPIs and KPI Management Understanding KPIs, Introduction Introduction by expert Joe Panebianco gives a first understanding of what Key Performance Indicators (KPI's) are and the... Setting Health and Safety KPI's Performance Measurement, KPI, CSF Presentation about Safety Key Performance Indicators (KPI's) by J. McGerty. In this presentation the concept of KPI is ...

Researchlinks Springen naar verdere onderzoeksbronnen met betrekking tot Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren. Nieuws Video's Presentaties   Boeken Academisch Meer

Vergelijk met Kritieke Succesfactoren en Prestatieindicatoren: Management by Objectives  |  Balanced Scorecardmethode |  SMART  |  Bedrijfsintelligentie (Business Intelligence)  |  Prestatiemanagement  |  Benchmarken  |  RACI  |  Activity Based Costing

Keer terug naar Management Discipline: Verandering & Organisatie  |  Besluitvorming & Waardering  |  Human Resources  |  Strategie & Innovatie

Meer Managementmethoden, managementmodellen en managementtheorie