Organigrama

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¿qué es un organigrama? Explicación

Cada organización tiene una estructura de organización formal e informal. Los ejemplos de estructuras de organización son:

• Estructura jerárquica (típica para la organización pequeña, de nuevos emprendimientos)
• Estructura del Personal de staff (o de apoyo y/o consultoría)
• Estructura funcional o departamental (basada en áreas funcionales, productos/servicios, tipo de cliente, región geográfica)

• Estructura matricial (líneas de reporte dual)

Estas estructuras formales de las organizaciones se pueden representar bajo la forma de un mapa  organizacional. A veces también denominado diagrama organizacional, organigrama, organograma, o carta organizacional. Muestra gráficamente la jerarquía de autoridades, los roles y las responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de una organización. Para un nuevo empleado, el organigrama le ayudará a entender como funciona la firma. (La estructura informal representaría qué está ocurriendo realmente dentro de la organización.)

Mucha gente ha especificado las debilidades y limitaciones de los organigramas. Otros han acuñado un arsenal de rimbombantes palabras rebuscadas para categorizar a las organizaciones, incluyendo organizaciones conectadas, organizaciones transnacionales, organizaciones vanguardistas, organizaciones abiertas, organizaciones que aprenden, organizaciones virtuales y redes sociales.

Sin embargo, el diseño del organigrama organizacional continúa siendo una demanda importante y desafiadora para la alta gerencia, porque influencia e interconecta el negocio y la estrategia, la comercialización, la toma de decisiones, la comunicación, las finanzas y la inversión corporativas, y el liderazgo dentro de cualquier organización. Y los organigramas continuarán desempeñando un papel importante en este proceso, aunque pueden lucir completamente diferentes al tradicional diseño en forma de árbol  del pasado. Simplemente porque el personal puede absorver más rápidamente la información cuando se le muestra de una manera gráfica.

Origen de los organigramas. Historia

No es inverosímil que los egipcios antiguos hayan documentado sus métodos de organizar la división del trabajo para sus grandes proyectos de obras públicas en alguno de estos formatos. Sin embargo, el primer organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum, superintendente de la compañía del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum era responsable de crear una línea de casi 500 millas que iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania y de Nueva York, hasta las orillas de los Grandes Lagos.

El McCallum observó que “otras cosas que son iguales, un camino largo se deben operatorio para un menos costo por milla que corta”.  Pero las cosas no eran iguales. Las funciones esenciales de una compañía de ferrocarriles - para coordinar la entrega de carga y gente, reparar los coches y la pista, supervisar la ubicación de los trenes, etc. - eran sumamente más complejas para una línea de 500 millas que para otra de sólo 50 millas. Sin una organización eficaz, las millas adicionales de la pista harían que los ferrocarriles sean más costosos de operar. McCallum convirtió al organigrama en una forma que, el escritor Henry Varnum llamó "una pobre semblanza de un árbol". Sus raíces representaron al presidente y a la junta directiva. Sus ramas eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros y carga. Sus hojas representaban a los varios agentes vendedores de pasajes y a los agentes de carga, a las tripulaciones y capataces, y así sucesivamente.

Históricamente, el organigrama es un símbolo de la evolución de la industria occidental que partió de ser fundamental de naturaleza individual a otro ámbito de empresas en las cuales la creación de capacidades organizativas se convirtió en un requisito previo para la supervivencia.

Uso de los organigramas. aplicaciones

• Definir los papeles y las responsabilidades de todo el personal dentro de la organización.
• Establecer una estructura jerárquica de autoridad, de poder y, por lo tanto, de la toma de decisiones.
• Establecer los canales de comunicación y los flujos de información, incorporando una cadena del comando con reglas y regulaciones específicas referentes a los procedimientos de divulgación y a los métodos de contabilización.
• Establecer mecanismos del control, tales como el grado de centralización y el grado de control. Compare: Centralización y Descentralización.
• Establecer las estrategias para coordinar las prácticas de trabajo.
• Establecer procedimientos para la toma de decisiones.
• Establecer funciones y tareas operacionales específicas.

Crear un organigrama. Proceso

Roberto Simons (palancas del diseño organizacional, 2005) sugiere que hay cuatro tensiones o palancas principales subyacentes en cualquier diseño organizacional:

1. Estrategia (la estructura sigue a la estrategia) versus la estructura (el diseño de organización influencia en las estrategias futuras)

2. Responsabilidad (para las metas de hoy) contra la adaptabilidad (a los cambios del futuro)

3. Escalas (jerarquías verticales) versus anillos (redes horizontales)

4. Interés propio (individual) versus el éxito de la Misión (departamento, unidad de negocio, corporación).

Compare también con: Greiner, Fases del Crecimiento y Simons, Palancas de Control.

Fortalezas de los organigramas. Beneficios

• Son transparentes y fiables. Ayudan a entender qué debe suceder dentro de la firma.
• Proporciona una foto rápida sobre la jerarquía formal en una organización.
• Quién está a cargo de qué. Quién reporta a quién.

Limitaciones de los organigramas. Desventajas

• Es estático e inflexible. Las organizaciones cambian y pasan por Fases del Crecimiento.
• No ayuda mucho a entender qué sucede realmente dentro de la organización informal. En realidad, la organización se comporta absolutamente de forma caótico y sigue a menudo los mecanismos complejos de la especulación y de la amplificación (Teoría del Grupo Central).
• Los organigramas tradicionales no pueden hacer frente a los límites cambiantes de las empresas debido a la tercerización, a las tecnologías de información, a las alianzas estratégicas, y a la economía de la red.

Libro: Roberto Simons - palancas del diseño de organización

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