Gantt Schema

Kunskapscenter

Vad är en Gantt Schema? Beskrivning

Gantt Chart från Henry Laurence Gantt erbjuder en grafisk översikt och aktivitetsschema över alla beståndsdelar och beroenden i ett projekt eller program. Det är en speciell typ av horisontellt stolpdiagram som är mycket vanligt vad gäller hantering av projekt och för att presentera faserna och aktiviteterna i en arbetsfördelningsstruktur för projektet.

Ett Gantt schema är uppbyggt med en horisontalaxel som representerar den totala tidsspannet för ett projekt och som är nedbrutet in i inkrement (till exempel, dagar, veckor eller månader) och en vertikal axel som representerar uppgifterna som projektet består av. Horisontellla stolpar av varierande längder representerar sekvenserna, tidsaspekten och tidsspannet för varje uppgift.

De kan vara enkla versioner som skapats på en pappersgraf eller mer komplexa automatiserade versioner genom att använda projektledningsprogram som t.ex. Microsoft Project eller Excel.

Gantt schema förbättringar

Fortskridandet hos varje aktivitet kan visas genom att skugga stoplarna i den takt som framstegen har gjorts. Några Gantt tabeller illustrerar också beroendeförhållandena mellan aktiviteter, genom att använda kopplingslinjer, eller färg kodifiering. Milstolpar kan visas i schemat. Nuvarande schemastatus kan visas av en vertikal markör, dags linjen (nuläget).
 

Ursprunget till Gantt Schema. Historia

Henry Laurence Gantt, A.B., M.E. (1861-23 November 1919) var en ingenjör inom mekanik och managementkonsult som mest är berömd för att ha utveckla Gantt tabellen år 1917 tillsammans med ett antal andra schematyper. De första Gantt scheman användes på större infrastrukturprojekt däribland Hoover dammen. Moderna kalkylprogram- och projektprogram möjliggör skapandet och redigerandet av mycket omfattande Gantt-scheman.

Användningen av ett Gantt sChema. Användningsområden

I projekt- och programledning kan Gantt Chartteknik användas till:

• Visa en översikt av projektaktiviteter.
• Planera projektaktiviteter.
• Arbeta ut den kritiska vägen.
• Ge dig en grund till schema för när uppgifterna bör vara utförda.
• Tilldela resurser.
• Kommunicera projektaktiviteter.
• Koordinera och leda projektaktiviteter.
• Övervaka framskridandet i projektaktiviteter.

Stegen till att skapa ett Gantt sChema. Process

1. Bestämma och lista de krävda aktiviteterna/uppgifterna. Till exempel genom att använda Idékläckning (Brainstorming)- eller Minneskartor (Mind Mapping)metoden.
2. Skapa ett första grovt förslag till Gantt schema. Det kan finnas otillräckliga resurser som samtidigt utför alla dessa aktiviteter. Över allt annat, kan vissa aktiviteter kräva att andra aktiviteter avslutas först.

3. Bestäm beroendena och schemalägg dessa aktiviteter. Jämför: Orsak- och Verkansdiagram (Fiskbensdiagram) - Ishikawa.

   • Detta ser till att när planen måste förändras, så kommer aktiviteterna att fortsätta att utföras i den korrekta ordningsföljden.

   • Se till att beroende aktiviteter inte startar förrän de aktiviteter som de har beroende till har avslutats.

   • Försök att undvika att öka på den kritiska vägen: sekvensen av alla kritiska uppgifter från början till slutet tar den mest tid att avsluta. Det är också den kortaste möjliga tiden som ett projekt kan avslutas på. Notera att den kritiska vägen kan förändras ibland, då aktiviteter avslutas framåt eller bakåt i schemat. Jämför: Begränsningsteorin, Teorin om Begränsningar.

   • Lova inte för mycket resurser och tillåt inte något slack i tidsschemat för oförutsedda händelser. Men kritiska uppgifter kan ha inte ha något slack därför att de är en del av den kritiska vägen.

4. Beräkna antalet mantimmar för varje aktivitet.

5. Bestäm vem som kommer att utföra aktiviteterna och justera antal mantimmar när det behövs. Jämför: RACI-Matris, RACI-Roller, RACI-Modell.

6. Beräkna genomgångstiden. Planeringsprogramvara kommer att gör detta automatiskt.

Styrkor med Gantt sChema. Fördelar

• God grafisk översikt. Vanlig teknik. Lätt att förstå.
• Små till medelstora projekt men inte mer än omkring 30 aktiviteter.
• Kan stöttas av speciella projekt att planera programvara för att göra komplexa beräkningar och komplexa beroenden lättare och för att genomför vad-om analyser.

Gantt Schema kontra FRÄCKT

I motsats till Gantt Schema har Programutvärderingen och granskningstekniken ( PERT=Program Evaluation and Review Technique) har ingen kalender, så du kan inte se exakt när aktiviteterna bör utföras. Å ena sidan är beroendena mellan aktiviteterna i PERT lättare att följa. Detta är skälet tlll varför det för större projekt, är vanligare med PERT. Faktiskt använder PERT flera olika tidsbedömningar för varje aktivitet för att varje aktivitet för att  tillåta variation i aktiviteternas tider. Aktivitetstiderna antas att vara slumpmässiga, med förmodad sannolikhetdistribution (”sannolikt”). De representeras av sannolikhetslinjer mellan knutpunkter eller cirklar.

Begränsningar med Gantt Schema. Nackdelar

• Projekt är ofta betydligt mer komplexa, än vad som kan kommuniceras i verkligheten med hjälp av ett Gantt schema.
• Gantt scheman representerar endast delvis de trefaldiga begränsningarna (tid, kostnad och omfattning) i projekt, därför att de fokuserar i första hand på schemaläggningen (tid). Jämför: Cost Benefit Analysis (Kostnad nyttoanalys).
• Gantt scheman representerar inte bara storleken av ett projekt eller den relativa storleken av arbetets beståndsdelar, därför är storleken på ett förseningsvillkor lätt att missförstå.
• Programvara. Även om projektledningsprogramvara kan visa på schemaberoenden som linjer mellan aktiviteter, att visa på ett stort antal beroenden kan resultera i en belamrad eller oläsbart schema. Undvik att använda raster (komplicerade) i Gantt programvara, som kan distrahera uppmärksamheten.

Jämför Gantt schema med: Earned Value Management-metod  |  RACI-Matris, RACI-Roller, RACI-Modell  |  SMART  |  Orsak- och Verkansdiagram (Fiskbensdiagram) - Ishikawa  |  Kritiska Framgångsfaktorer och Nyckelprestationsindikatorer  |  Cost Benefit Analysis (Kostnad nyttoanalys)  |  PRINCE2 Metodologin  |  Begränsningsteorin, Teorin om Begränsningar

Retur till Management Start: Program- och Projektledning

Mer Management Metoder, Modeller och Teori