Gantt Grafiek

Kenniscentrum

Wat is een Gantt Grafiek? Beschrijving

De Gantt Grafiek van Henry Laurence Gantt biedt een grafisch overzicht en een planning van alle activiteiten, elementen en afhankelijkheden van een project of een programma. Het is een speciaal type horizontale bar chart welke binnen projectmanagement veel wordt gebruikt om de fasen en de activiteiten van een project Work Breakdown Structure weer te geven.

Een Gantt Diagram wordt met een horizontale as geconstrueerd die de totale tijdsduur van het project weergeeft, opgesplitst in periodes (bijvoorbeeld: dagen, weken, of maanden), en een verticale as die de taken van het project weergeeft. Horizontale staven met variërende lengtes vertegenwoordigen de volgordes, tijdsplanning, en de tijdsduur voor iedere taak.

Zij kunnen eenvoudige versies zijn die op millimeterpapier worden gemaakt of complexere geautomatiseerde versies, gebruikmakend van projectmanagement applicaties zoals Microsoft Project of Excel.

optionele Uitbreidingen van de Gantt Grafiek

De voortgang van elke activiteit kan worden getoond door een staaf van een schaduw te voorzien, naarmate er voortgang is geboekt. Sommige Ganttdiagrammen geven ook afhankelijkheidsrelaties tussen activiteiten weer door verbindingslijnen of kleurcodes te gebruiken. Mijlpalen kunnen worden getoond. De huidige planningstatus kan door een verticale stippellijn, de VANDAAG-lijn worden getoond.
 

Oorsprong van het Gantt Diagram. Geschiedenis

Henry Laurence Gantt, A.B., M.E. (1861-23 november 1919) was een mechanische ingenieur en managementadviseur die het meest bekend is vanwege het ontwikkelen van de Gantt grafiek in 1917, naast een aantal andere grafieken. De eerste Gantt grafieken werden gebruikt op belangrijke infrastructuurprojecten waaronder de Hoover Dam. Moderne spreadsheet en projectsoftware maken de creatie en het bijhouden van zeer uitvoerige Gantt grafieken mogelijk.

Gebruik van een Gantt Diagram. Toepassingen

Binnen Project- en Programmamanagement, kan de Gantt Chart techniek worden toegepast om:

• Een overzicht van projectactiviteiten weer te geven.
• Projectactiviteiten te plannen.
• Het kritieke pad uit te werken.
• Een basis te geven om te plannen wanneer de taken zouden moeten worden uitgevoerd.
• Middelen toe te wijzen.
• Projectactiviteiten te communiceren.
• Projectactiviteiten te coördineren en te managen.
• De vooruitgang van projectactiviteiten te bewaken.

Stappen in het creëren van een Gantt Grafiek. Proces

1. Bepaal en maak een lijst van de vereiste activiteiten / taken. Bijvoorbeeld gebruikmakend van de Brainstorm methode of van Mind Mapping.
2. Creëer een ruw ontwerp van de Gantt Grafiek. Er kunnen ontoereikende middelen zijn om alle activiteiten tegelijkertijd uit te voeren. Daarnaast kunnen bepaalde activiteiten vereisen dat andere activiteiten eerst beëindigd zijn.

3. Bepaal de afhankelijkheden en plan de activiteiten. Vergelijk: Oorzaak en Gevolg Diagram.

   • Dit waarborgt dat wanneer de planning moet worden veranderd, de activiteiten in de correcte volgorde zullen blijven worden uitgevoerd.

   • Zorg ervoor dat de afhankelijke activiteiten niet beginnen voordat de activiteiten waar zij afhankelijk van zijn voltooid zijn.

   • Probeer te vermijden dat het kritieke pad toeneemt: de opeenvolging van kritieke taken van het begin tot het einde die de langste tijd vergt om te voltooien. Het is ook de kortst mogelijke tijd waarbinnen het project kan worden beëindigd. Merk op dat het kritieke pad van tijd tot tijd kan veranderen, wanneer activiteiten voor of na het geplande moment worden voltooid. Vergelijk: Knelpuntentheorie (Theory of Constraints).

   • Overbelast resources niet, en zorg voor wat reservetijd in de planning voor onvoorziene gebeurtenissen. Maar kritieke taken kunnen geen reservetijd toegewezen krijgen, omdat zij deel van het kritieke pad uitmaken.

4. Bereken het aantal manuren voor elke activiteit.

5. Bepaal wie de activiteiten zal uitvoeren en pas het aantal uren aan waar nodig. Vergelijk: RACI.

6. Bereken de doorlooptijd. Planningssoftware zal dit automatisch kunnen verzorgen.

Sterke punten van de Gantt Grafiek. Voordelen

• Goed grafisch overzicht. Gebruikelijke techniek. Gemakkelijk te begrijpen.
• Geschikt voor kleine tot middelgrote projecten met niet meer dan ongeveer 30 activiteiten.
• Kan door speciale projectplanningssoftware worden ondersteund om met complexe berekeningen en afhankelijkheden om te gaan, en om what-if analyses uit te voeren.

Gantt Grafiek tegenover PERT

In tegenstelling tot de Gantt Grafiek, heeft de Program Evaluation and Review Technique (PERT) geen kalender, zodat kunt u niet precies kunt zien wanneer de activiteiten zouden moeten worden uitgevoerd. Anderzijds zijn de afhankelijkheden tussen de activiteiten in PERT gemakkelijker te volgen. Vandaar dat voor grotere projecten gewoonlijk PERT de voorkeur verdient. In feite gebruikt PERT meerdere tijdsinschattingen voor iedere activiteit om variatie toe te laten in de tijden van activiteiten. De activiteitentijden worden verondersteld willekeurig om, met veronderstelde waarschijnlijkheidsdistributie („probabilistic“) te zijn. Zij worden weergegeven door pijlen tussen knooppunten of cirkels.

Beperkingen van het Gantt Diagram. Nadelen

• Projecten zijn vaak veel ingewikkelder dan met een Gantt grafiek effectief kan worden weergegeven.
• Gantt diagrammen tonen slechts een gedeelte van de drievoudige beperkingen (tijd, kosten en werkingsgebied) van projecten, omdat zij zich hoofdzakelijk concentreren op het plannen (van de tijd). Vergelijk: Kosten-Baten Analyse.
• Gantt grafieken geven niet de omvang van een project of de relatieve grootte van de deelelementen weer, waardoor de omvang van een vertragingsconditie gemakkelijk verkeerd begrepen kan worden.
• Software. Hoewel projectmanagementsoftware planningafhankelijkheden als lijnen tussen activiteiten kan tonen, kan het tonen van een groot aantal afhankelijkheden in een volgepropte of zelfs onleesbare grafiek resulteren. Vermijd het gebruik van (dikke) roosters (grids) in Gantt software omat deze de aandacht teveel afleiden.

Vergelijk met de Gantt Chart (Gantt Grafiek) : Earned Value Management  |  RACI  |  SMART  |  Oorzaak- en Gevolgdiagram  |  CSFs and KPIs (KSFen en KPIs)  |  Kosten-Baten Analyse  |  PRINCE2  |  Knelpuntentheorie (Theory of Constraints)

Keer terug naar Management Discipline: Programma- & Projectmanagement

Meer Managementmethoden, managementmodellen en managementtheorie