Diagrama de Gantt

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¿qué es un Diagrama de Gantt? Explicación

El Diagrama de Gantt de Henry Laurence Gantt proporciona una descripción gráfica y la programación temporal de todas las actividades, elementos y dependencias de un proyecto o programa. Es un tipo especial de diagrama de barra horizontal que es muy común que se utilize en la gerencia de proyectos para representar las fases y las actividades de una estructura no interrumpida del trabajo de proyecto.

Un diagrama de Gantt se construye con un eje horizontal que representa la duración total del proyecto, dividido en incrementos (por ejemplo, días, semanas, o meses) y un eje vertical que representa las tareas que componen el proyecto. Las barras horizontales de diferentes longitudes representan las secuencias, la sincronización, y la duración de cada tarea.

Pueden haber versiones simples creadas en papel milimetrado o versiones automatizadas más complejas creadas usando aplicaciones de gerencia de proyecto tales como el Microsoft Project o el Excel.

Mejoras opcionales del Diagrama de Gantt

La progresión de cada actividad puede ser demostrada sombreando la barra mientras que se va logrando algún progreso. Algunos diagramas de Gantt también ilustran las relaciones de dependencia entre las actividades usando líneas de acoplamiento o códigos de colores. Se pueden mostrar los objetivos alcanzados o hitos. El estado actual del programa establecido se puede mostrar con un marcador vertical, que se denomina "línea del día de hoy".
 

Origen del Diagrama de Gantt. Historia

Henry Laurence Gantt, A.B., M.E. (1861- el 23 de noviembre de 1919) era un ingeniero industrial y un consultor en administración de empresas que es famoso por desarrollar el diagrama de Gantt en 1917, además de un número de otros diagramas. Los primeros diagramas de Gantt fueron empleados en proyectos importantes de la infraestructura incluyendo la presa Hoover. Los diagramas y el software modernos para proyectos permiten la creación y corrección de los diagramas de Gantt de forma muy didáctica.

Uso del Diagrama de Gantt. Aplicaciones

En la administración de proyectos y programas, se puede aplicar la técnica del Diagrama de Gantt para:

• Exhibir una descripción gráfica de las actividades del proyecto.
• Planificar las actividades del proyecto.
• Determinar la trayectoria o ruta crítica.
• Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas.
• Asignar los recursos.
• Comunicar las actividades del proyecto.
• Coordinar y manejar las actividades del proyecto.
• Supervisar el progreso de las actividades del proyecto.

Pasos para crear un Diagrama de Gantt. Proceso

1. Determine y enumere las actividades/  tareas requeridas. Por ejemplo, usando el método del Brainstorming (Tormenta de Ideas) o de Mapas Mentales.
2. Cree un bosquejo en borrador del Diagrama de Gantt. Pueden haber restricción de recursos escasos para realizar todas las actividades al mismo tiempo. Además de esto, ciertas actividades pueden requerir que otras actividades estén acabadas antes de poder iniciarse.

3. Determine las dependencias y programe las actividades. Compare con: Diagrama Causa - Efecto.

   • Esto asegura que cuando el planeamiento tenga que ser cambiado, las actividades continúen siendo realizadas en el orden correcto.

   • Asegúrese de que las actividades dependientes no comiencen hasta que las actividades de las que dependen se hayan terminado.

   • Intente evitar aumentar la trayectoria o ruta crítica: la secuencia temporal de tareas críticas desde el comienzo al final que toma el lapso más largo para terminarla. Es también el tiempo más corto posible en que el proyecto se puede acabar. Observe que la trayectoria crítica puede cambiar de vez en cuando mientras que las actividades se pueden terminar antes o después de lo programado. Compare con: Teoría Restrictiva.

   • No sobre comprometa recursos y permita alguna flexibilidad en el plazo para los acontecimientos imprevistos. Pero las tareas críticas no pueden tener ninguna holgura, porque son parte de la trayectoria crítica.

4. Calcule el número de las horas-hombre para cada actividad.

5. Determínese quién realizará las actividades y ajuste el número de horas cuando sea necesario. Compare con: RACI.

6. Calcule el tiempo demandado. El software de planeamiento podrá hacer esto automáticamente.

Fortalezas del Diagrama de Gantt. Beneficios

• Buena descripción gráfica. Técnica común. Fácil de entender.
• Proyectos de pequeño y mediano tamaño sin más de aproximadamente 30 actividades.
• Puede ser apoyado por un software especializado en el planeamiento de proyectos para facilitar cálculos complejos y las distintas y complejas dependencias y para realizar análisis del tipo "¿Qué pasa si?" .

Diagrama de Gantt versus PERT

A diferencia del Diagrama de Gantt, el Programa de Evaluación y Técnica de Revisión (PERT por sus siglas en inglés) no tiene ningún calendario, así que le no pueden considerar exactamente cuando deben ser realizadas las actividades. Por otra parte, las dependencias entre las actividades en el PERT son más fáciles de seguir. Esta es la razón por la cual para proyectos más grandes, el PERT es generalmente preferible. El PERT en realidad utiliza las estimaciones múltiples de tiempo para cada actividad para permitir la variación en los tiempos de ejecución de cada actividad. Se asumen los tiempos de la actividad para ser al azar, con la distribución asumida de la probabilidad (“probabilístico”). Estos tiempos son representados por líneas flechadas entre nodos o círculos.

Limitaciones del Diagrama de Gantt. Desventajas

• Los proyectos son a menudo considerablemente más complejos como para poder ser expresados con eficacia a través de un diagrama de Gantt.
• Los diagramas de Gantt representan solo la parte de apremios triples (tiempo, costo y alcance) de los proyectos, porque se centran sobre todo en la gerencia del cronograma establecido (tiempo). Compare con: Análisis de costes y beneficios.
• Los diagramas de Gantt no representan el tamaño de un proyecto o el tamaño relativo de los elementos de trabajo, por lo tanto, no representan la magnitud real de una condición retrazada por lo que puede ser interpretada erroneamente.
• Software. Aunque el software de administración de proyectos puede mostrar dependencias del cronogramas como líneas entre las distintas actividades, exhibir una gran cantidad de dependencias puede dar lugar a un diagrama confusa o ilegible. Evite usar rejillas (pesadas) en el software de Gantt pues distraen la atención.

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