Het KARAF model

Method / Change and Organization


Het KARAF model
Peter Blokland , Consultant, Belgium

Het KARAF model beschrijft alle nodige en voldoende voorwaarden om te verbeteren en excellence te bekomen.


Extract uit het boek

"TOTAL RESPECT MANAGEMENT - TR³M - Het handboek van de excellente manager" (Lannoo Campus - mei 2013)

Het KARAF-model is universeel in tijd en ruimte. Het model is als een zwart gat dat alle andere modellen en methodes voor verbetering en excellence aanzuigt en opslorpt. Het is ook letterlijk een karaf, omdat je het altijd opnieuw kunt vullen met de kennis en ervaring die je voor een specifiek verbeterprobleem hebt. Of je kunt nieuwe kennis zoeken en hiermee aan de slag gaan.

KARAF is een acroniem en staat voor de factoren die je als de nodige en voldoende voorwaarden kunt beschouwen om duurzame verbetering te bereiken. Het is het proces dat je in staat stelt om voor alles en dit zonder uitzondering het niveau van uitmuntendheid of excellence te bekomen.

De 7 voorwaarden zijn:

KENNIS
ACTIE & ATTITUDE
RESULTATEN & REALITEIT
ANALYSE
FEEDBACK

Om met zekerheid succesvol te verbeteren is het nodig elk van deze voorwaarden te respecteren, te begrijpen en te gebruiken.

Attitude en Realiteit

Twee voorwaarden nemen een bijzondere positie in bij de afbeelding van het KARAF-model. Dat zijn attitude en realiteit. In het model zitten ze op een binnenste ring die alle voorwaarden verbindt. Het zijn de twee voorwaarden waarmee het KARAF-model zich onderscheidt van alle reeds bestaande verbetermodellen.

Attitude en realiteit zijn voorwaarden van een hogere orde. Zij hebben een cruciale invloed op de vijf overige voorwaarden, die niets anders zijn dan wat we in gewone verbetermodellen (zoals PDCA) vinden. Tegelijkertijd zijn het twee condities die met elkaar in een wisselwerking staan, waardoor ze elkaar voortdurend beïnvloeden.

- Realiteit staat voor de werkelijkheid, het universum in onszelf en daarbuiten, wat ons omringt, tot ver buiten ons waarnemingsvermogen. Letterlijk niemand kent de volledige realiteit.

- Attitude staat voor onze houding en gedrag. Het is de manier waarop we in de realiteit aanwezig zijn, deze observeren en beoordelen. Het is hoe we tegenover iets of iemand staan en de manier waarop we daarmee omgaan.

Kennis

De voorwaarde kennis omvat meer dan alleen maar theoretische boekenkennis of informatie van het internet. Deze eerste voorwaarde van de KARAF-verbetercyclus omvat net zo goed vaardigheden en competenties, waarmee je expliciete of impliciete kennis kunt toepassen.

Kennis slaat ook op inzicht, op awareness. Het is eigenlijk het geheel van intellectuele en motorische mogelijkheden waarover je beschikt om een situatie aan te vatten. Wanneer het te verbeteren item persoonlijk is en in het kader van zelfontwikkeling staat, zal kennis ook gekoppeld zijn aan vaardigheden. Indien het echter gaat om een toestand, proces of organisatie, zal naast de vaardigheden en competenties (aptitudes) ook het inzicht in het geheel belangrijk zijn.

Kennis is oneindig. Je kunt altijd extra informatie zoeken en bekomen, of extra vaardigheden ontwikkelen. Dit slaat ook op de kennis van je attitude, je eigen houding en gedrag en de realiteit die daar het gevolg van is.

Deze voorwaarde maakt dat het model universeel in tijd en ruimte is. Het bevat alle kennis die bestaat, heeft bestaan en ooit zal bestaan, zolang je maar de juiste houding en gedrag aanneemt om deze kennis te zoeken en concreet te maken. Deze kennis omvat dus ook alle verbetermethodes die vandaag al bestaan.

Actie

De beste bedoelingen blijven slechts dromen als je je ideeën en kennis niet in actie vertaalt. Het is pas door actie te ondernemen dat je een plan kunt uitvoeren. Het is daarom niet onbelangrijk om te begrijpen wat actie is, wat actie al dan niet in gang zet en hoe je dit proces kunt beïnvloeden.

Actie is in de eerste plaats het resultaat van een beslissing, intuïtief of weloverwogen. Het is steeds het gevolg van een besluit dat je neemt als gevolg van een bepaalde perceptie van de realiteit. Actie hangt dus ook af van je attitude en de kwaliteit van je perceptie. Het is de reflectie van je interne programmatuur en de opbouw van je gevolgtrekkingenladder.

Ook als je beslist om geen actie te nemen, kun je dit zien als een actie. Het blijft het resultaat van een al dan niet bewuste beslissing. Zo kun je in dezelfde situatie en met dezelfde objectieve gegevens in actie schieten, terwijl een ander beslist dat er helemaal geen actie ondernomen dient te worden. Een derde kan zelfs besluiten dat elke actie absoluut moet vermeden worden. Het hangt volledig af van je perceptie op dat moment van de relevante risico’s.

Actie is bijgevolg wat er gebeurt, wat iemand doet of nalaat te doen. Het is dat deel van het proces dat rechtstreeks verantwoordelijk is voor het bereiken van het beoogde resultaat. Het is onmogelijk om geen actie te nemen volgens deze definitie. Er zal altijd een resultaat zijn! Of je nu een risico neemt of niet, je zult altijd een risico lopen als je een resultaat beoogt.

Een belangrijke factor die actie vaak in de weg staat is de onzekerheid over het resultaat van de actie. Door die onzekerheid wordt de beslissing al dan niet bewust uitgesteld. Het is alsof je onvoldoende gegevens hebt om tot een heldere afweging te komen. Je hebt onvoldoende zicht op het risico dat je neemt en welk risico's je loopt. Je attitude (houding en gedrag) worden dan bepaald door een onzekere perceptie van de realiteit. De kans dat je een onbevredigend resultaat behaalt, blokkeert als het ware je actie. Je hebt mogelijk zelfs faalangst.

Een belangrijk concept om met faalangst om te gaan, is een van de vooronderstellingen uit NLP:

Er is geen falen, alleen maar feedback.

Deze basishouding laat je toe om het oordeel over het resultaat in een ander perspectief te plaatsen en je actie te zien als een vorm van leren in plaats van een mogelijk falen. Het is meteen ook een manier om de juiste focus te hebben als het resultaat tegenvalt.

Wanneer een actie niet het gewenste resultaat geeft, ben je vaak geneigd om ergens de schuld te gaan zoeken, liefst extern, bij een ander. Deze vorm van verantwoordelijkheid ontvluchten kan ontaarden ineen heuse heksenjacht, zeker als de pers of publieke opinie verantwoordelijkheid eisen voor zaken die fout zijn afgelopen of die (volgens hun perceptie) niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Het is een focus die niets oplevert.

Het aanduiden van een schuldige mag zeker het leerproces niet onderdrukken. De loutere zoektocht naar de schuldige is een onproductieve houding zonder uitzicht op verbetering. Door een te grote focus op schuld en onschuld, ga je voorbij aan de oorzaken en elementen die er toe hebben geleid dat het resultaat onbevredigend was.

Indien je te veel focust op het vinden van een schuldige, en niet op het proces en de parameters die leidden tot een ongewenste situatie, beroof je jezelf van de mogelijkheden om de volgende keer beter te doen. Immers, eens de schuldige gevonden is en het spreekwoordelijke bloed aan de paal hangt, keer je weer naar de orde van de dag en ligt de zaak achter de rug. Een herhaling van mistoestanden blijft dan mogelijk.

Helemaal anders gaat het eraan toe als je wel openstaat voor de feedback die in elk negatief resultaat verscholen zit. Daarvoor is het nodig dat je voor dit resultaat je verantwoordelijkheid opneemt en dat je meer aandacht schenkt aan wat er echt aan de basis ligt van het onbevredigende resultaat. Kortom, je hebt respect en aandacht voor het geheel van omstandigheden en oorzaken nodig.

Analyse van zowel fysieke als psychologische omstandigheden, de interacties tussen de diverse samenstellende factoren alsook de realiteit en attitude van betrokken personen, helpen je hierbij. Zo delf je naar het goud van de kennis waarmee je beter en meer excellent wordt. Het is een goudmijn die in onze maatschappij nog al te vaak over het hoofd wordt gezien.

Resultaat

Dit brengt ons bij het resultaat. Elk resultaat, goed of slecht, is belangrijk. Zowel van het goede als het slechte resultaat kun je iets leren. Resultaten vertellen je of je kennis juist en voldoende is en ook welke actie goed of slecht is verlopen. Het resultaat is wat het is. Toch mag je ook hier de overkoepelende waarden - attitude en realiteit - niet over het hoofd zien. Want uiteindelijk gaat het steeds om je perceptie van het resultaat. Goed of slecht is dan ook een relatief oordeel, dat afhangt van onze houding en perceptie. Zelfs als we met absolute cijfers en normen werken om een resultaat vorm te geven, zal het altijd om je perceptie ervan gaan.

Het is dan ook uiterst belangrijk om de kwaliteit van je perceptie van het resultaat zo hoog mogelijk te krijgen en met een positieve en proactieve attitude naar dit deel van de werkelijkheid te kijken.


Voor meer informatie wil ik graag naar het boek verwijzen, aangezien er in dit vak onvoldoende plaats is


React  |  More on the Author  |  More on this Interest Area   |  More on this View


Other Views by this Author: Het KARAF Proces | Total Respect Management | The KARAF model & process for continuous improvement and excellence


 
About 12manage | Advertising | Link to us | Privacy | Terms of Service
Copyright 2017 12manage - The Executive Fast Track. V14.1 - Last updated: 24-3-2017. All names tm by their owners.