Gestione del Tempo

Method / Program and Project Management


Gestione del Tempo
Tiziano Alberti , Other, Italy

Come risparmiare tempo durante le riunioni di Project Management.


Time Management Controllo del tempo.

Se siete impegnati in una qualunque attività lavorativa vi sarà capitato di essere partecipi ed attori delle riunioni decisionali e strategiche denominate ora Project Management ovvero in italiano definizione e gestione del progetto che periodicamente vengono tenute al fine di definire le improbabili strategie con le più confuse decisioni.

Avrete notato anche che la maggiora parte del tempo in queste riunioni viene impiegato a fini manipolatori dai vari partecipanti i quali cercano di riempire con l'abbondanza delle loro chiacchiere la loro incapacità esecutiva nei compiti a loro destinati evitando di dichiarare la loro incapacità a produrre il risultato richiesto nei tempi e modi previsti da chi il lavoro progettato non lo ha neppure mai visto in power point.

Bisognerebbe poi che la dirigenza essendo illuminata comprendesse che non sempre chi parla di più è il più produttivo nei fatti, se lo si osserverà bene infatti il soggetto in questione sarà impegnato soventemente nelle pubbliche relazioni con i colleghi (calcio, partite, bambini, lagnanza per i carichi di lavoro eccessivi che lo distraggono dalle pubbliche relazioni) oppure a screditare il collega che taciturnamente si impegna nell'espletare il lavoro di routine e qualche volta pure il lavoro extra routine.

Comunque detto questo mi sono chiesto in quale modo sia possibile rendere tali riunioni più profittevoli, concise e brevi ( che chi tiene da lavorare ha poco tempo per le pubbliche relazioni).

Bene con le mie riflessioni sono giunto alla procedura che ora vi espongo.

Al fine di aumentare la produttività e la praticità di dette riunioni la prima cosa da fare è contattare per iscritto ( gli scritti rimangono le parole volano) tutti i partecipanti specificando l'oggetto della riunione e chiedendo loro di esporre un idea che permetta di raggiungere gli obbiettivi di produttività inerenti all'oggetto della riunione in poche righe massimo 15 di dattiloscritto.

Per esempio se volessimo spostare un intero ufficio dovremmo dichiararlo come oggetto della riunione e chiedere idee specifiche sulla cosa.

Come:

Oggetto: Spostamento ufficio contabilità dal piano terzo a l piano primo.

Gentile collega, Le comunico che in data xxxxx la direzione è intenzionata a spostare l'ufficio contabilità dal piano terzo al piano primo le chiediamo quindi:

Di indicarci per iscritto le sue eventuali idee e proposte al fine di rendere tale operazione fattibile nei tempi indicati.

Ove lei riscontrasse delle difficoltà all'esecuzione materiale di tale progetto la preghiamo ugualmente di indicarcele affinché eventualmente si possa sviluppare un piano alternativo nei tempi accennati.

Ove lei ritenesse i tempi accennati troppo ristretti per l'esecuzione del progetto ci indichi la sua opinione tempistica a riguardo e ce la motivi. Ugualmente nel caso lei non avesse alcuna idea in proposito ne riscontrasse problematiche di alcun tipo la prego di rispondere alla medesima dichiarando che lei non ha idee da proporre, ne vede problematiche per l'esecuzione.

Le chiediamo cortesemente di non superare le 15 righe di testo i suoi suggerimenti verranno poi discussi nella riunione che si terrà nel giorno xxxx.

Distinti saluti X Y

Come noterete questa comunicazione è interamente rivolta all'azione, cioè all'indicazione di azioni da svolgere al fine di ottenere l'obiettivo prefissato.

Queste sono indicate in tre punti

Il primo punto è una richiesta di idee e proposte volte al raggiungimento dell'obbiettivo.

Il secondo punto è un invito a indicare eventuali difficoltà e proposta di piano alternativo.

Il terzo punto riguarda l'opzione tempo e i motivi per cui i tempi previsti potrebbero non essere rispettati.

Vi consiglio di aggiungere all'oggetto la dicitura IMPORTANTE, di cliccare le opzioni di riscontro dell'avvenuta apertura, di telefonare a coloro che non hanno ancora risposto dopo due giorni per accertarvi che l'abbiano letta e si apprestino a darvi le loro comunicazioni.

Una volta raccolte tutte le risposte si provvederà quindi a convocare in assemblea coloro che hanno dato contributo attivo di pensiero al progetto raggruppando le eMail per tipologia cioè

Coloro che hanno dato idee

Coloro che hanno indicato problematiche

Coloro che ritengono la cosa fattibile ma il tempo insufficiente

Si procederà alla lettura delle stesse per gruppi chiedendo poi ai partecipanti ulteriori commenti e idee .

In questa fase consiglio di adottare un metodo giapponese risalente alle dinastie imperiali e che veniva applicato pure dal parlamento della Repubblica Veneziana cioè dotarsi di una clessidra e dedicare a ognuno la pari quantità di tempo per esporre idee e riflessioni lasciando che solo il possessore della clessidra si esprima e tutti gli altri tacciano e se interessati annotino.

Suggerisco l'uso di una clessidra da 5 minuti oppure l'utilizzo di un più moderno timer per lo stesso scopo.

Ora presupponendo una riunione di 12 persone con questo sistema vi ritroverete a spendere circa 15 minuti per la lettura ogni gruppo di eMail circa un ora per proposte idee ed obbiezioni , circa 15 minuti di riepilogo delle idee e proposte generate dall'assemblea .

Moltiplicando il tutto per tre e con le opportune pause a fine di ogni trance di proposte l'assemblea così indetta dovrebbe avere prodotto le migliori soluzioni nel giro di 6 ore lavorative.

A questo punto bisogna ricordarsi di mettere per iscritto le conclusioni raggiunte e renderle operative stilando un piano che risponda sempre a queste tipiche 6 domande.

Chi Cosa Come Dove Quando Quanto

Abbiamo dopo lunghe meditazioni appurato che l'ufficio contabilità può essere spostato dal piano terzo al piano primo risolvendo il problema di spazio con l'eliminazione fisica dell'armadio contenente le pratiche contabili degli anni dal 2001 al 2006 pratiche oramai obsolete ai fini contabili destinando le stesse al magazzino cose inutili al piano quarto.

Chi: la ditta specializzata in trasporti

Cosa si occuperà dell'imballaggio e spostamento fisico delle sedie computer e quant'altro nelle nuove stanze destinate all'ufficio.

Come Utilizzando le risorse umane e i mezzi di trasporto e imballaggio in loro possesso

Dove Sarà qui presso i nostri uffici

Quando Nei giorni xxxx fino al giorno xxxx

Quanto L'intervento avrà il costo di eu.

Ora la procedura per lo sviluppo del progetto può ritenersi terminata.

Destinando alla stessa 10 ore lavorative circa
Time Management Gestione del tempo
Tecniche di gestione del tempo in ambito delle riunioni lavorative


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