360 graden projectmanagement

Article / Leadership


360 graden projectmanagement
Daniel Jansen , Project Manager

Wat is het verschil tussen organisaties die fantastisch presteren ten opzichte van organisaties die goed presteren? Welke personen bepalen hoe succesvol een organisatie is? Welke posities bepalen hoe en wat een bedrijf presteert?


Posities of Personen?
Wat is het verschil tussen organisaties die fantastisch presteren ten opzichte van organisaties die goed presteren? Welke personen bepalen hoe succesvol een organisatie is? Welke posities bepalen hoe en wat een bedrijf presteert?

Een tijd geleden ben ik een project gaan doen binnen een grote organisatie waar veel mensen bij betrokken waren. In dat project werden er mensen uit de lijnorganisatie neergezet om het project te leiden. Zij hadden binnen het bedrijf een senior management positie en kregen daarom de titel van programma directeur. Ik vond het een indrukwekkende titel en het leek me wel wat om dat op je visitekaartje te kunnen zetten. Na een paar maanden bleek echter dat het project niet van de grond kwam en de programma directeur is toen van het project gehaald. Er kwam iemand aan de leiding die een minder senior rol had binnen het bedrijf, maar die wel iedereen kende en wist waar je de informatie vandaan kon halen. Mensen deden graag dingen voor hem en hij heeft het project tot een succes gemaakt.

Wat is het verschil tussen deze twee leidinggevenden? In mijn ogen had de eerste persoon een mooie positie binnen het bedrijf en had de tweede persoon invloed binnen het bedrijf. Volgens leiderschapsexpert John Maxwell is leiderschap invloed en niet positie.

Als je hiervan uitgaat is iedereen een leider. Elk individu oefent invloed uit op anderen, in je familie, in je gezin, op je werk en op je vrienden in de kroeg. Dit betekend dus als een project succesvol moet zijn binnen een organisatie dan zal er door de leidinggevende gewerkt moeten worden aan het verkrijgen van invloed binnen het bedrijf.

Ja baas…
Elke organisatie bestaat uit verschillende lagen. Er is altijd iemand aan wie je rapporteert, mensen die aan jou rapporteren en mensen die op hetzelfde niveau in de organisatie werken als jijzelf. Zelfs de CEO van een organisatie heeft met deze lagen te maken, hij moet immers rapporteren aan de aandeelhouders.

Op het moment dat een projectmanager een organisatie binnenkomt krijgt ook hij te maken met deze organisatie lagen. De uitdaging op dat moment is om invloed omhoog uit te kunnen oefenen, invloed omlaag uit te kunnen oefenen en invloed opzij uit te oefenen. Dit model wordt weergegeven in het boek “The 360 Degree Leader” van John Maxwell. Het gaat er niet alleen om te doen wat de opdrachtgever vraagt maar eigenlijk meer te doen dan er verwacht wordt. Met alleen te zeggen “ja baas” zal de verwachting dus niet overtroffen worden.

Omhoog, omlaag en opzij
Invloed omhoog uitoefenen heeft in projectmanagement te maken met de opdrachtgever. Wie is de eigenaar van het project? Prince 2 geeft hier als houvast om een RACI matrix op te stellen. Ga na welke persoon “accountable” voor het project is en als projectmanager kan je de lasten van die persoon lichter maken. Hierdoor zal de ondersteuning aan het project vanuit een hoger niveau geborgd worden. Volgens John Maxwell is een van de belangrijkste stappen die je hier kan maken, te doen wat anderen niet willen doen. Welke dingen binnen een organisatie blijven liggen en kan je die dingen meenemen in het project wat je uit gaat voeren?

Invloed uitoefenen omlaag heeft in projectmanagement te maken met het projectteam. Welke personen gaan daadwerkelijk het project tot een succes brengen? Dit zijn niet altijd de mensen die toevallig tijd hebben om mee te werken aan het project. Betrek de juiste mensen bij het project zodat een effectief team gevormd kan worden. Om er vervolgens voor te zorgen dat het projectteam effectief kan werken zal er volgens het Project Management Instituut voldaan moeten worden aan de volgende voorwaarden:
• Verbeteren van de vaardigheden van de teamleden
• Verbeteren van de competenties van het team als geheel
• Houd het team in stand
• Zorg voor een open cultuur waarin teamleden van elkaar kunnen leren

Invloed uitoefenen opzij heeft in projectmanagement onder andere te maken met de overige projecten die binnen een organisatie uitgevoerd worden. Als projectmanager kan je kennis delen met collega projectmanagers en op die manier zorgen dat jouw project op de kaart staat binnen de organisatie. Door zichtbaarheid te creëren zal er meer rekening met het project worden gehouden, waardoor het resultaat makkelijker behaald kan worden.

Tijdens mijn studie Bedrijfskunde heb ik onderzoek gedaan naar sociaal kapitaal. Dit kapitaal wordt bepaald door de mensen die je kent. Een van mijn conclusies was dat mensen die continu hun sociale netwerk uitbreiden over het algemeen meer succes hebben dan mensen die hun kennissen kring niet uitbreiden. Als projectmanager kom je bij een nieuw project een organisatie binnen waar je vaak niet iedereen kent. Hier ligt de kans om zoveel mogelijk mensen te ontmoeten zodat de waarschijnlijkheid op een succesvol project toeneemt.

In zijn boek The 360 Degree Leader, legt John Maxwell uit dat een van de beste manieren, om invloed opzij uit te oefenen, is het zijn van een vriend. Abraham Lincoln zei dat wanneer je iemand aan jouw zijde wil hebben, je hem eerst moet overtuigen dat je nog steeds zijn vriend bent. Het goede nieuws hier is dat iedereen wel vrienden heeft, dus iedereen weet hoe je een vriend moet zijn.

Doen je schoenen wat je mond zegt?
Toen ik deze zin voor het eerste hoorde moest ik er even over nadenken en hem nog drie keer lezen voordat ik begreep wat ermee bedoelt werd. In het Engels is er een mooie uitdrukking die dit samenvat, “Walk the Talk”, oftwel handel je ethisch? Volgens het Project Management Instituut (PMBOK Guide 4th edition) is een van de belangrijkste succesvoorwaarden van een team, professioneel en ethisch gedrag van de teamleden.

Een van de boeken die mij erg geholpen hebben met professioneel en ethisch gedrag in de omgang met anderen is “Zo maakt u vrienden en goede relaties” van Dale Carnegie. In dit boek worden praktische tips en houvast gegeven voor een goede omgang met andere mensen. Een van de meest simpele tips in dit boek is om te lachen wanneer je iemand ziet. Het is zo simpel, maar hoe vaak wordt dat werkelijk gedaan in het bedrijfsleven. Het valt mij vaak op dat veel teams van mensen erg serieus naar hun computer staren en wanneer er iemand binnenkomt en goedemorgen zegt er niet bij gelachen wordt. Wanneer de tips in dit boek worden toegepast binnen het projectteam zal de sfeer verbeteren en de effectiviteit toenemen.

Tijdens een van mijn colleges in Business Ethics stelde de professor de volgende vraag “Wat komt te voet en vertrekt altijd te paard?” Het antwoord is vertrouwen. Wanneer mensen je kunnen vertrouwen zullen ze eerder geneigd zijn iets voor je te doen. Ieder van ons heeft wel eens voor de keuze gestaan tussen ethisch of minder ethisch gedrag. Op het moment dat je de verkeerde keuze maakt, ben je vanzelf minder te vertrouwen. Zelfs al niemand ander er achter komt, weet je het zelf wel en ga je jezelf minder vertrouwen. Als je jezelf niet kan vertrouwen kunnen anderen dat natuurlijk ook niet.

Om invloed uit te kunnen oefenen op anderen en dingen gedaan te krijgen die andere mensen niet gedaan krijgen zal je dus moeten beginnen bij jezelf. Handel in elke situatie zoals je zelf graag behandeld zou willen worden. In die zin begint 360 graden projectmanagement dus bij het managen van de persoon die in jouw schoenen loopt.


React  |  More on the Author  |  More on this Interest Area



 
About 12manage | Advertising | Link to us | Privacy | Terms of Service
Copyright 2017 12manage - The Executive Fast Track. V14.1 - Last updated: 24-1-2017. All names tm by their owners.