Il Project Management

Website Review / Program and Project Management


Il Project Management
Kevin Aaron Berri , Manager, Italy

Aspetti e caratteristiche principali nella pianificazione del PM, tratti da un interessante sito internet si una società di consulenza.


Il Project Management ha visto crescere e svilupparsi il proprio utilizzo,riuscendo a coniugare le diverse necessità aziendali di analisi e gestione,per gli aspetti del controllo dei rischi imprenditoriali e per quelli legati alla parte tecnico-economica, pianificando le attività di un progetto in termini di tempo, costi e qualità, tramite l'utilizzo di metodologie che ne permettono l'ottimizzazione in un'ottica che integri i vari aspetti aziendali;conclusa la fase di pianificazione, il progetto puo' essere gestito e monitorato attraverso l'individuazione di obiettivi intermedi, permettendo la quantificazione dei valori di stima a finire in termini di costi e di tempi.
Con pianificazione si intende la definizione del contenuto del lavoro, mentre con il termine programmazione lo sviluppo temporale delle attività secondo quanto pianificato.Pianificazione e programmazione,nelle fasi iniziali del progetto e fino a quando non è definito lo scopo del lavoro, sono strettamente collegate pur avendo tuttavia presupposti e risultati differenti.
La pianificazione viene svolta sulla base della documentazione tecnica disponibile e del grado di conoscenza dell'opera maturato nella fase progettuale, mentre la programmazione utilizza i risultati della pianificazione. Il risultato principale della pianificazione sono le strutture di gestione (WBS, OBS, ABS, PBG, LBS, RBC, CBS), mentre il risultato principale delle programmazione è il programma temporale sviluppato mediante un reticolo di attività (schedulato ad esempio mediante la tecnica CPM).
Il processo di pianificazione e controllo si può articolare in quattro sottoprocessi distinti, legati con relazione di feedback:
pianificazione e preventivazione iniziale;programmazione e preventivazione operativa;monitoraggio;controllo.
Il programma temporale ed il preventivo del progetto sono i risultati di un procedimento razionale, organico e metodico che inizia dalla definizione delle strutture di progetto e si conclude, anche dopo varie iterazioni, nella schedulazione delle attività e nella definizione del preventivo operativo.
I passi principali che determinano il processo iniziale di pianificazione e preventivazione sono:
definizione e formalizzazione del progetto nello scopo e negli obiettivi;
organizzazione del lavoro secondo lo schema definito nella WBS e, a partire dall'analisi degli obiettivi del progetto, degli standard e delle linee guida indicate dalle altre strutture di riferimento;
formalizzazione delle responsabilità secondo quanto definito nella OBS;
definizione della matrice delle responsabilità in relazione ad ogni pacchetto di lavoro della WBS (chi fa che cosa).In funzione dei vincoli tecnologici, del processo e del livello di sviluppo della progettazione sara' possibile definire il programma temporale ed il preventivo.
Al termine del processo di pianificazione e preventivazione si otterrà a vari livelli di dettaglio il piano di progetto, che esprimerà il contenuto dell'opera (che cosa) e le responsabilità (chi).
Le strutture di gestione permettono di individuare, aggregare, correlare le differenti infomazioni, e rappresentano così il cardine di riferimento gestionale del progetto ed il mezzo di collegamento di informazioni diverse all'interno del Sistema Informativo Aziendale.
Per poter sviluppare e gestire in maniera integrata la pianificazione, è necessario da un lato definire il lavoro da pianificare, e dall'altro controllare il lavoro stesso sulla base delle strutture di gestione del progetto.
Attraverso la gestione di tali strutture, durante il ciclo di vita del progetto si può:
definire lo scopo del lavoro e le relative varianti;
classificare le attività;
definire le responsabilità;
integrare e selezionare i dati secondo logiche diverse;
integrare i dati del progetto con il sistema informativo aziendale;
facilitare la rilevazione dell'avanzamento;
facilitare i processi di stima e di revisione del budget;
gestire in modo integrato tempi e costi;
migliorare l'efficacia e l'efficienza delle comunicazioni.
La scomposizione di un progetto nei vari elementi che lo caratterizzano viene fatta analizzando le strutture di riferimento prese come modello,La struttura principale è la WBS, Work Breakdown Structure, che rappresenta la scomposizione del lavoro da svolgere nel progetto e viene integrata da altre strutture complementari quali :
PBS(product breakdown structure o struttura di scomposizione del prodotto)
ABS(activity breakdown structure o struttura di scomposizione delle attività)
CBS(cost breakdown structure o struttura di scomposizione dei costi)
OBS(organization breakdown structure o struttura di scomposizione dell'organizzazione)
LBS(lay-out breakdown structure o struttura di scomposizione del lay-out)
RBS(resource breakdown structure o struttura di scomposizione delle risorse)
La WBS e' una tipica struttura topologica "ad albero", cioè per diramazione si accresce dalla "radice" (intero progetto) fino alle "foglie" (singole attività), secondo livelli sempre piu' dettagliati.
Alle foglie corrispondono singole attività controllabili (work packages o tasks),misurabili in modo oggettivo e con ben definita responsabilita' esecutiva,così i nodi intermedi della struttura hanno solo funzione di collettore, essendo il lavoro reale svolto sugli elementi terminali. La corretta definizione della WBS assicura:che ogni parte del progetto sia stata prevista e legata al tutto; che gli obiettivi generali del progetto siano raggiunti attraverso il raggiungimento di obiettivi secondari di piu' semplice controllo;la corretta e completa suddivisione del budget;la completa attribuzione delle responsabilità; la sicura individuazione di tutti gli obiettivi.
I WORKS PACKAGES
Ogni singolo package puo' a sua volta essere scomposto in ulteriori attivita' elementari omogenee. Gli elementi caratteristici dei works packages sono:i contenuti e gli obiettivi; il budget approvato; il responsabile;
le eventuali attivita'e elementari con i vincoli e le durate; i documenti di progetto (interni e/o esterni).
L'obiettivo della programmazione è la redazione e l'emissione di un programma temporale di attività che, con vari livelli di dettaglio, indichi lo sviluppo temporale del progetto. La programmazione segue la pianificazione e viene svolta sia nella fase iniziale che in quella operativa.
Le attività che si definiscono appartengono al Programma Generale,che rappresenta il principale strumento per la programmazione ed il controllo dei tempi del progetto. I Programmi Esecutivi elaborati da fornitori ed appaltatori sono l'esplosione del Programma Generale.I Programmi di Sintesi sono invece la sommarizzazione delle attività dal Programma Generale. Il Programma Generale, frutto della programmazione delle attività, costituisce il riferimento temporale per:
la programmazione di dettaglio;la valutazione degli scostamenti; la distribuzione temporale dei costi.
Per elaborare il Programma Generale e' necessario eseguire i seguenti passi:
definire attività ed eventi; stimare le durate; definire la logica di precedenza tra le varie attività; imporre i vincoli temporali alle attività; schedulare le attività;analizzare i tempi ed il cammino critico;ottimizzare il programma; congelare il programma in un programma di riferimento; produrre il reporting.
Lo scopo è tenere sotto controllo il programma generale e l'avanzamento del progetto, rilevando periodicamente e tempestivamente i dati a consuntivo, in termini di tempi e quantità, relativamente alle risorse previste.
Monitoraggio:
raccogliere i dati di avanzamento in termini di tempi, quantità e costi;
aggiornare il programma generale del progetto;
identificare gli scostamenti rispetto al programma generale;
affinare le stime a finire sulla base di estrapolazioni e simulazioni;
elaborare indicatori di andamento parziali e globali;
e quindi si passa a:
individuare le azioni ed i mezzi necessari per il rispetto degli obiettivi prefissati;
proporre azioni correttive per rientrare nei target temporali del progetto;
valutare tecnicamente le scelte fatte.
L'avanzamento fisico delle attività, va valutato in diversi modi;tramite tre grandi categorie di attività:
attività misurabili fisicamente perchè generano un prodotto; l'avanzamento fisico e' quindi il rapporto tra la quantità di prodotto eseguito alla data del rilevamento e la quantità totale di prodotto prevista (discrete effort);attività non misurabili fisicamente, ma con impegno correlato a quello dei pacchetti di lavoro a cui sono collegate (apportioned effort);le attività di committenza e controllo qualita' appartengono alla classe apportioned effort;attivita' di supporto o coordinamento che non producono un ben definito prodotto misurabile fisicamente (level of effort); le attività di project management appartengono alla classe level of effort.
Assume quindi particolare rilevanza il concetto di valore guadagnato (Earned Value), che consiste nella valorizzazione, in unità equivalenti, della quota parte di prodotto realizzata alla data di aggiornamento (avanzamento fisico percentuale) in termini di budget. In termini tecnici tale entità viene denominata BCWP, Budget Cost Work Performed (Work Performed=lavoro eseguito valorizzato al costo di budget, Budget Cost).
Sono individuati i seguenti due parametri base:
i costi stimati sulla base del preventivo iniziale (BCWS);
i costi consuntivi alla data di rilevamento (ACWP).
Si rende poi necessario valutare i seguenti indicatori:
varianza costi:CV-cost variance misura, a parità di lavoro completato, la differenza tra il costo relativo al valore guadagnato ed il costo a consuntivo;

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